工房開設以来、初めての総会を開催しました。これまで定例会はありましたが、音楽療法活動以外の運営の話だけの会議は初となります。
余談ではありますが、総会前の午前中にボラみみより情報局の事務局に立ち寄り、寄贈品の受け取りに行って参りました。中古の壁掛けスクリーン(107×143cm)。早速、会議にて使わせていただきましたが、磁石式となっており、ホワイトボードにくっつけられるという素晴らしい品物でした。コンパクトなステージに最適で、小集団の際に使用できるとても利便性の高いものをいただきました。ありがとうございました。
本題に戻って、総会では下記の案件について協議しました。
1.記録物の配布と開示
1)定款
2)会員規約
3)プライバシーポリシー
4)気象警報等発令時の対応について(団体用と施設向けのもの)
5)交通費の算出方法について
6)運営業務報告書
7)オリエンテーション進捗状況表
8)実施施設一覧
10)収支報告書(年度別)
11)総収支報告書(内訳)
12)個人別スケジュールテーブル(平成29年度、平成30年度(案))
13)料金表
14)その他、配布資料
その他の議題としては以下の通り話し合う予定でしたが、時間が足りなかったため、後日となりました。
議題2.総会参加者の提案、問題提起について
議題3.現行チームの再編成について
議題4.来年度の各チームの音楽療法活動と定期練習のスケジュール決めについて
議題5.新規スタッフ、メンバーの編成とポジショニング考察について
議題6.各理事の担当業務について(割り振り)
議題7.名古屋音楽療法工房の来年度の目標設定と3か年計画について
⇒平成30年度の目標と平成30年から32年の3年間での目標設定
議題8.法人格取得について(一般社団法人またはNPO法人)
議題9.資金調達(助成金の申請から受け取りまで)について
現在の料金の再設定について、私から提案させていただきました。@音楽療法活動に参加されたスタッフやメンバーに交通費だけでも支給、保障したい。A交通費の算出方法を取り決めることにより、料金設定の内訳や詳細を明確化したい。B再設定することで、現行の料金を引き下げ、施設様の負担を軽減するとともに、全ての実施施設様に離床していただくことを目的としてお話しさせていただきました。
各理事から多角的な意見がありました。1つは案として出した資料の交通手段が車での算出方法だったため、公共交通機関(駅〜駅)で算出したものはどうかという意見。ボランティアに支給する交通費として換算する際に多いのが公共交通機関の駅から駅までの算出方法が多いとのことで、そちらで算出してみることとなりました。
また車だと駐車場代や乗り合わせた場合、またセラピスト1人当たりといった細かい算出方法だと、こちらの都合で車の台数やセラピスト人数が増減し、また距離計算では費用に端数が出てしまい、会計時におつりの準備や間違いも起こりやすいため、わかりやすく一律か、ある範囲内はいくらという、決まった料金の設定はという意見がありました。
こちらに関しては算出を勘案するために必要な資料を作成後、各理事と協議して妥当な料金を設定する運びとなりました。
まだまだ会議ではいろいろなことを話し合いましたが、長文となりますのでほんの一部の会議内容のみとさせていただきます。実りの多い、有意義な総会となりました。総会に参加された皆さま、お忙しい中お集まりいただきまして、ありがとうございました。